Recentemente, uma análise detalhada das reuniões organizadas por empresas nos Estados Unidos revelou dados impressionantes. Estimativas indicam que entre 62 milhões e 80 milhões de reuniões de negócios são realizadas diariamente no país. Quando esses números são extrapolados para o contexto global, a cifra chega a aproximadamente 1,55 bilhão de reuniões diárias no mundo todo, das quais entre 20% e 50% são do tipo individual, conhecidas como one-on-one.
Entretanto, a produtividade dessas reuniões é questionável. Uma pesquisa revelou que quase 50% dos empregados americanos saem insatisfeitos destes encontros individuais. Este dado foi apresentado pelo psicólogo organizacional Steven G. Rogelberg em seu livro “A arte e a ciência das reuniões — Como fazer encontros mais eficientes”, que recentemente foi publicado no Brasil. Rogelberg, professor da Universidade da Carolina do Norte em Charlotte e editor do Journal of Business and Psychology, é amplamente reconhecido por suas investigações sobre eficácia de equipes e engajamento no ambiente corporativo.
Além do tempo desperdiçado, a falta de eficácia nas reuniões individuais tem um custo considerável. Nos Estados Unidos, essas reuniões representam um gasto diário de cerca de US$ 1,25 bilhão para as empresas. Rogelberg enfatiza que este valor é calculado com base em um único dia. Outro aspecto problemático destacado é a percepção exagerada dos líderes sobre suas habilidades em facilitar esses encontros; muitos acreditam que estão obtendo sucesso na condução.
O autor sugere que existe uma oportunidade significativa para aprimorar as habilidades de liderança e maximizar o retorno sobre o investimento dessas reuniões cruciais. O livro investiga os desafios e as oportunidades relacionadas aos encontros one-on-one, com cada capítulo estruturado em forma de pergunta, apoiada por dados científicos e experiências práticas.
Rogelberg também discute tópicos especiais, como reuniões individuais indiretas e o problema do excesso de encontros. Ele apresenta ferramentas destinadas a líderes para promover reuniões mais eficazes, incluindo modelos de pauta, listas de verificação e avaliações que permitem aos gestores avaliar suas competências. As orientações abordam considerações específicas para trabalhadores remotos, entre outros aspectos relevantes.
Embora o enfoque principal seja nas reuniões one-on-one, a maior parte do conteúdo é aplicável a outros tipos de interações, incluindo diálogos entre colegas do mesmo nível hierárquico. Os insights podem ser benéficos até para melhorar o relacionamento em conversas informais entre amigos ou familiares.
Este livro, que contém 240 páginas e possui um valor de venda de R$ 79,90, destaca a falta de orientações eficazes para lideranças em conduzir reuniões individuais, mesmo quando essas reuniões são frequentes. Os gestores muitas vezes se baseiam em suas experiências passadas, dificuldades enfrentadas e suposições, ao invés de evidências científicas.
Rogelberg compila informações científicas atualizadas sobre como realizar esses encontros de forma eficaz. Ele menciona que as reuniões necessitam de uma estrutura, mas precisam também de flexibilidade. Os gestores devem conciliar questões relevantes do curto prazo enquanto abordam também questões de longo prazo, gerando soluções e fortalecendo relacionamentos.
Orientações do autor incluem a importância de equilibrar as necessidades de trabalho, a estrutura das reuniões e a personalização do encontro. De acordo com Rogelberg, a realização de reuniões individuais eficazes é crucial para um líder, pois afeta diretamente a experiência e o desenvolvimento dos subordinados, influenciando seu engajamento e percepção sobre a eficácia do gerenciamento.
Ele recomenda determinar a cadência e a duração adequadas para maximizar o impacto positivo das reuniões individuais, sem exagerar na quantidade e equilibrando a produtividade, o relacionamento e o desenvolvimento da equipe. A abordagem deve ser personalizada, reconhecendo que uma solução única não atende a todos os casos.
Quando realizada de maneira apropriada, uma reunião pode energizar tanto o líder quanto o subordinado, gerando um efeito que perdura ao longo da semana de trabalho. A psicóloga Carol Dweck, da Universidade de Stanford, ressalta a importância das reuniões individuais, afirmando que elas podem tanto fortalecer quanto prejudicar um time, e que Rogelberg oferece métodos para alavancar a produtividade e a satisfação.
